Jak napisać ofertę sponsorską - 10 wskazówek

15.9.15


Można pomyśleć, że jeśli znamy swój produkt czy firmę to nie ma niż prostszego niż przedstawienie go. Niby oczywiste, ale jak przychodzi co do czego to nie wiadomo jak się za to zabrać. W ostatnim czasie zdarzyło mi się kilka razy usłyszeć pytanie – ale co tak naprawdę powinienem umieścić w ofercie sponsorskiej/partnerskiej? Od czego zacząć? Pisać w punktach czy opisowo? Na pierwszy rzut oka można się pogubić. Żeby odczarować ten temat postanowiłam spisać kilka najważniejszych, uniwersalnych wskazówek.

Czym jest oferta sponsorska?
Najprościej mówiąc jest to zaproszenie do współpracy z jednoczesnym przestawieniem proponowanych jej warunków. Ten krótki dokument ma zachęcić potencjalnego partnera czy sponsora organizowanego wydarzenia/prowadzonego projektu do współpracy na danym polu oraz nakreślić jak dzięki tej współpracy może zyskać.

Co jest ważne?

Dobra oferta sponsorska przekazuje najważniejsze informacje o projekcie, wymaganiach oraz oferowanych świadczeniach. Powinna wykazywać nasze zrozumienie dla potrzeb partnera i wskazywać odpowiedzi na nie np. producenta ekologicznych kosmetyków dla dzieci zdecydowanie może zainteresować event z udziałem 200 mam i możliwość przekazania im próbek swoich produktów. 

1. Krótko, zwięźle i na temat

Nie oszukujmy się, zazwyczaj nikt nie narzeka na nadmiar czasu. Liczą się konkretny. Opisy ogranicz do minimum. Tam gdzie to możliwe przedstaw informacje w punktach, najważniejsze odpowiednio wyróżnij rozmiarem, kolorem czy stylem tekstu.

Opisz w kilku słowach: 
  • Jaki projekt realizujesz 
  • Miejsce działania i termin 
  • Jakie są jego założenia i cele
  • Jaka jest grupa odbiorców
2. Atrakcyjne świadczenia dla partnera

To jest jeden z najważniejszych punktów oferty. Sponsor chce przed wszystkim wiedzieć co zyska na zaangażowaniu w Twój projekt.

  • Przedstaw w jaki sposób zostanie wyróżniony i wyeksponowany (np. podziękowanie, logo w materiałach promocyjnych/informacyjnych)
  • Jak informacja o nim lub produkcie dotrze do grupy, na której mu zależy
  • Gdzie i w jaki sposób będzie mógł eksponować swoje materiały promocyjne/informacyjne, produkty
  • Jakimi kanałami dzięki Twojemu projektowi dotrze do odbiorców (partnerzy medialni, Twoje kanały informacyjne)
  • W jaki inny sposób może zaangażować się w projekt

Możliwości jest wiele. Pokaż korzyści. 

4. Nakreśl swoje oczekiwania

Opisz jakiej formy zaangażowania i na jakim poziomie oczekujesz od partnera czy sponsora (wkład funduszy, przekazanie produktów, wsparcie merytoryczne itd.). Możesz stworzyć pakiety świadczeń, gdzie wraz ze stopniem zaangażowania partnera rosną świadczenia względem niego. 


5. Pochwal się 

Jeśli masz już jakieś doświadczenia przy organizacji warsztatów czy eventu, pochwal się jaką frekwencją cieszyła się poprzednia edycja, z kim współpracowałeś, czy projekt poparły instytucje cieszące się powszechnym zaufaniem i jakie były opinie uczestników. Być może już teraz masz poparcie swojej inicjatywy, zainteresowanie mediów, zdobyłeś pierwszych sponsorów. Napisz o tym. Jeśli tworzysz ofertę bloga pokaż swoje wyróżnienia, miejsce w rankingu, rosnące statystyki czy zaangażowanie czytelników.

6. Zadbaj o formę

Przekaz graficzny jest nie mniej istotny jak słowny. Oficjalny dokument mówi wiele o Tobie i to właśnie m.in. na jego podstawie potencjalny partner wyrobi sobie pierwszą opinię. Forma powinna być czytelna i podana w sposób atrakcyjny graficznie. Partner nie powinien mieć wątpliwości, że ma do czynienia z profesjonalistą. Co jeśli nie masz zdolności graficznych, a nie możesz sobie pozwolić na współpracę z grafikiem? Nie szkodzi. Wystarczy podstawowy program tekstowy, Twoje logo i wyczucie estetyki ;) 

Sprawdź wszystko trzy razy, aby uniknąć błędów. Najlepiej po zakończeniu tworzenia tekstu zapisz go, zamknij i wróć do niego za kilka godzin czy na drugi dzień rano. Świeże spojrzenie pomoże wyłapać ewentualne elementy do poprawki. U mnie niejednokrotnie ten sposób okazał się niezawodny. 

7. Nie naciągaj faktów

Jeśli nie możesz zaoferować sponsorowi zbyt wiele to stwórz pakiet adekwatny do tego co jesteś w stanie od siebie dać. Nie naciągaj faktów, nie manipuluj liczbami. Bardzo łatwo prędzej czy później dokonać weryfikacji. Naciąganie faktów to bardzo prosta droga do zaprzepaszczenia szansy na budowanie profesjonalnego wizerunku.

8. Sprawdź kto jest po drugiej stronie

Praktycznie w każdej sytuacji, czy to przed rozmową czy pierwszym spotkaniem polecam sprawdzenie z kim mamy do czynienia. Poczytaj o firmie, do której się zwracasz. Przejrzyj stronę www, media społecznościowe, uruchom wyszukiwarkę. Spójrz jakie projekty wcześniej realizowała, jaką ma misję, do kogo kieruje swoje usługi czy produkty. Dzięki temu sprawdzisz czy firma może być zainteresowana współpracą. Ta wiedza pozwoli także dopasować ofertę do potrzeb potencjalnego partnera. Nie martw się jeśli nie wiesz jak to zrobić, albo czujesz, że nie jest to konieczne. Stwórz ofertę ogólną, jednak zwróć adekwatną (np. inna jest oferta dla partnera, nieco inna dla patrona medialnego). 

9. Działaj w punkt

Spróbuj dotrzeć bezpośrednio do osób, które mogą być zainteresowane (dział związany z marketingiem, PRem czy promocją). Jeżeli takie informacje nie są ogólnodostępne zadzwoń do firmy i dowiedź się z kim rozmawiać. Jako pierwszy kontakt polecam rozmowę telefoniczną, podczas której wstępnie ustalisz czy firma w ogóle byłaby zainteresowana obejrzeniem oferty i zgadza się na jej przedstawienie.

10. Uwierz w siebie i działaj!

Nikt nie zainteresuje się Twoim projektem jeśli sam nie będziesz w niego wierzyć. Jeśli nie jesteś o tym przekonany, nie szukaj sponsorów. Jeśli Ty nie uwierzysz w jego powodzenia potencjalni partnerzy tym bardziej nie zobaczą w nim potencjału. Zaangażowałeś się, oddałeś całe swoje serce, znasz jego mocne strony i wartości – POKAŻ TO. Do dzieła! 

Uwaga: Powyższe punkty zawierają jedynie podpowiedzi, które mogą pomóc w stworzeniu dokumentu. Każdy projekt jest jednak inny i należy pochylić się nad nim indywidualnie.
_____________

Jakie masz doświadczenia z tworzeniem takich dokumentów? Czy napotkałeś kiedyś na trudności? Jakie? Może chciałbyś dodać wskazówki od siebie? Śmiało :)

Jeśli uważasz, że tekst jest przydatny będzie mi miło jeśli udostępnisz go dzięki przyciskom poniżej :) 

Zobacz również

5 komentarze

  1. Dotychczas jeszcze nie pisałam takiej oferty, ale bardzo przydatna wiedza i zapisuje do swojego notatnika. Dziękuję.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Cieszę się! W razie czego chętnie pomogę :)

      Usuń
  2. Ja także dziękuję, jeśli będę miała w zanadrzu plan wymagający takiej wiedzy, z pewnością powrócę :)

    OdpowiedzUsuń
  3. Bardzo przydatne wskazówki, dodałam post do zakładki i z pewnością z niego skorzystam, jeśli będę pisała w przyszłości ofertę partnerską :) Dzięki za informacje!
    Jeśli byś kiedyś rozwijała temat, myślę że warto pokazać przykładową ofertę. Na przykładach człowiek uczy się najlepiej :)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Dziękuję za sugestię. Rozważam rozszerzenie tematu w przyszłości, więc być może i przykład się pojawi. :)

      Usuń

Polecane posty

Polub One Step Closer na FB